För att förstå vad ett CRM-system är för något kan vi utgå från dess betydelse vilket är - Customer Relationship Management -. Det betyder då den process som anser hur man sköter och hanterar sina relationer med sina kunder och potentiella kunder. Det avser då även alla kontakter man har med dem, vilken kommunikation man har med dem, hur man hanterar dem och hur man följer upp utvecklingen. Det är också hur man kan förbättra processerna för både kunderna och för ert företag. Frågan är vad ert syfte är med att vilja ha ett CRM-system.

Ett CRM-system kan sägas vara navet i hantering av nuvarande och potentiella kunder. I många fall kallas det också för ett säljstödsystem för att hjälpa säljarna att spara all information på ett ställe i syfte att effektivt hantera säljprocesserna. Ursprunget för CRM-system är denna process. Syftet med ett CRM system är att ha en bra hantering och kommunikation med kunder, samt att prioritera och arbete på rätt sätt.

Idag är ett CRM-system mer än att "bara" vara ett säljstödsystems. Ibland kallas det XRM, vilket då innebär hantering av de flesta processer som har med kunder, kontakter, leverantörer m fl samlat i en gemensam lösning.     

I en hård konkurrens och med nya tekniska möjligheter gäller det att välja CRM-system efter hur bra och effektivt det löser era behov och önskemål. Det gäller även att se vilka möjligheter det finna att förbättra er hantering av kunder och er försäljning. Det kan vara via automatiseringar av olika slag, skapande av flöden och processer som hjälper er i säljprocessen och även bra möjligheter att sätta prioriteringar. Inte minst viktigt i ett CRM-system är hur och vilka uppföljnings- och rapportmöjligheter som finns. 

Det som också är av stor betydelse är hur CRM-system hjälpa er marknadsorganisation att arbeta på ett bra sätt med hjälp av funktioner och information från CRM-systemet. Det kan vara för olika former av kampanjer, kundundersökningar eller olika former av webb aktiviteter.

Öka samarbetet inom er organisation med hjälp av olika verktyg som även hanteras direkt i CRM-systemet. Det kan t ex vara att skapa arbetsgrupper för att i realtid kunna kommunicera eller samarbeta i projekt med koppling till kunder i CRM-systemet. 

I ett CRM-system hanteras inte bara säljprocesserna i ett företag, men CRM-systemet kan sägas vara navet för den hanteringen. Här är det då bra att se vilka möjligheter det finns att integrera och skapa lösningar med andra system. Det bästa är om det finns färdiga lösningar för detta som det gör i Zohos CRM-system. Här finns färdiga integrationer med egna Zoho system som t ex Rapport och BI, Projektsystem, Inventarie och faktureringssystem, kontraktssystem, e-sign, system för marknadsföring, webbhantering och system för Sociala media.

Oavsett om det är första gången ni vill ha ett CRM-system eller om ni vill byta från ett befintligt gäller det att skapa rätt förutsättningar. Min erfarenhet är att många vet i stort vad de vill ha och att det diskuterats internt, men att man inte alltid vet vad och hur saker och ting skall göras. Det kan därför vara ett alternativ att i ett tidigt skede blanda in den lokala systempartnern (t ex Wedelroos AB för Zoho) för att planera upplägg och olika processer. Det är även bra om ni har en ansvarig för projektet inom företaget som kan samarbete med leverantörens partner/konsult. Detta skapar bra förutsättningar för en bra och effektiv implementering. Ett bra samarbete med konsult/partnern skapar även bra förutsättningar för att driva CRM-systemet och dess utveckling löpande, även efter själva grundimplementeringen. Min erfarenhet är att det sker löpande utveckling och tillkommer nya önskemål efterhand som man använder systemet. Att ha en projektgrupp tillsammans med konsulten/partnern för att hantera ett CRM-system, ser jag som ett mycket bra alternativ då det leder till ökad förståelse inom organisationen och även leder till att systemen används på ett bra, effektivt och positivt sätt. 

SaaS är idag det som gäller för de flesta företag. Detta innebär att systemen är molnet baserad. Om man undrar vad det innebär så kan man jämföra med t ex Facebook, Twitter och Google som alla är molnet baserade.

Med dessa lösningar fås en hög säkerhet, både användarmässig och systemmässig. Ni slipper investera nya servrar och lokala nätverk. Det enda som krävs är en bra och säker internetuppkoppling. Ni kan arbeta från vilken plats som helst och har normalt inget på er lokala dator, då allt samlas och sparas i molnet.

Har ni idag lokala servrar och nätverkslösning och vill gå över till molnet kan vi genom våra samarbeten med andra IT-leverantörer hjälpa er med det.  

Wedelroos AB har nu varit partner till Zoho under ca 8 år och arbetar med de flesta av Zoho system, men med huvudinriktning på försäljning, marknadsföring, support och projektlösningar. Detta innebär system som Zoho One (+45 appar), Zoho CRM, Zoho CRM+, Zoho Analytics, Zoho Projekt/Sprint, Zoho Social, Zoho Marketing Automation m fl.